부가가치세나 종합소득세를 신고하실 때, 받아 둔 매입 세금계산서를 한 장씩 넘겨 보다가 이런 생각이 드신 적이 있으실 것입니다. “이 거래처, 아직 영업하고 있는 곳이 맞나?” 대금을 치르고 세금계산서까지 받아 두었는데 상대방이 이미 폐업한 상태였다면, 그 계산서로는 매입세액을 공제받지 못할 수 있습니다.
거래처가 서너 곳이라면 홈택스에서 하나씩 확인하면 됩니다. 그런데 신고 대상 거래처가 수십 곳을 넘어가면 이야기가 달라집니다. 번호를 하나 넣고, 결과를 읽고, 다시 창을 비우고, 다음 번호를 넣는 일을 예순 번쯤 반복해야 합니다. 이 글에서는 그 확인 절차를 짧게 줄이는 방법을 정리해 드리겠습니다.
폐업한 거래처의 세금계산서가 문제가 되는 이유
세금계산서는 사업자등록이 살아 있는 사업자만 발급할 수 있습니다. 상대방이 폐업한 뒤에 발급한 세금계산서는 이른바 ‘사실과 다른 세금계산서’로 보아, 원칙적으로 매입세액을 공제받을 수 없습니다. 실제로 거래가 있었고 대금도 치렀더라도 마찬가지입니다.
더 곤란한 점은 이 사실을 나중에 알게 된다는 것입니다. 신고를 마치고 한참 지나서 세무서로부터 안내를 받고 나서야 문제를 확인하게 되는 경우가 적지 않습니다. 그때는 이미 수정신고와 가산세를 함께 감당해야 합니다.
그래서 확인은 신고를 마친 뒤가 아니라 세금계산서를 받기 전이나 신고서를 넣기 전에 해 두시는 편이 좋습니다. 거래를 시작하는 시점에 한 번, 신고 직전에 한 번 확인하시면 대부분의 사고를 막을 수 있습니다.
거래처 한 곳만 확인하실 때
확인해야 할 곳이 한두 군데라면 국세청 홈택스의 사업자등록 상태조회를 이용하시는 것이 가장 확실합니다. 사업자등록번호를 넣으면 계속사업자인지, 휴업자인지, 폐업자인지가 바로 나옵니다.
- 국세청 홈택스에서 상담·불복·고충·제보·기타 메뉴의 사업자상태 조회를 이용하시면 됩니다.
- 같은 국세청 자료를 비즈당 사업자등록번호 조회에서 확인하실 수도 있습니다. 상호와 주소, 업종까지 함께 보여 주기 때문에 “내가 아는 그 거래처가 맞는지”를 같이 확인하기에 편합니다.
번호만 넣어 상태를 확인하는 일은 어느 쪽에서 하시든 결과가 같습니다. 두 곳 모두 국세청 자료를 그대로 보여 주기 때문입니다.
거래처가 수십 곳일 때는 한 번에 넣으십시오
문제는 확인할 번호가 많을 때입니다. 이럴 때는 번호를 한꺼번에 넣고 결과를 표로 받는 편이 훨씬 빠릅니다.
비즈당 거래처 휴폐업 일괄 조회는 사업자등록번호를 한 번에 300개까지 받습니다. 쓰시는 방법은 이렇습니다.
- 엑셀이나 회계 프로그램에서 사업자등록번호가 들어 있는 칸을 통째로 복사해 붙여 넣으시면 됩니다. 번호만 따로 정리하실 필요가 없습니다.
- 하이픈이 있어도 없어도 되고, 상호나 다른 글자가 섞여 있어도 번호만 골라냅니다.
- 회원가입은 필요하지 않습니다. 한 사람당 하루 20회까지 이용하실 수 있습니다.
- 넣으신 번호는 저장하지 않습니다. 결과 화면을 닫으면 남지 않습니다.
결과는 저장해 둔 값이 아니라 그때그때 국세청에 물어본 값입니다. 신고에 쓰는 판단이라 묵은 값으로 답해서는 안 되기 때문입니다. 다만 국세청 시스템은 매일 새벽 1시부터 6시까지 점검으로 쉬기 때문에, 그 시간대에는 보관해 둔 값으로 나가며 표에 그 사실이 함께 표시됩니다.
구글 스프레드시트에서 상시로 관리하기
거래처 목록을 구글 스프레드시트로 관리하고 계신다면, 신고철마다 번호를 복사해 옮기는 일조차 없앨 수 있습니다.
구글시트 사업자 조회 함수를 넣으시면 시트 안에서 바로 상태가 채워집니다. 환율을 불러오는 =GOOGLEFINANCE() 함수를 써 보신 적이 있다면 쓰는 방식이 같습니다.
=BIZDANG(B2,"상태")
→ 계속사업자 · 휴업자 · 폐업자
=BIZDANG(B2,"세금계산서")
→ 가능 · 확인필요 · 계산서
고유번호 · 폐업거래처 목록 옆에 칸 하나를 만들어 함수를 넣고 아래로 끌어내리시면 전부 채워집니다. 상태와 세금계산서 발급 가능 여부 외에도 상호, 과세유형, 개업일, 폐업일, 지역을 불러올 수 있습니다. 이용하시려면 무료 키를 먼저 발급받으셔야 하는데, 이메일 주소만 넣으면 바로 나옵니다.
상태 말고 함께 보시면 좋은 것
거래처를 확인하실 때 휴폐업 여부만 보고 넘어가시는 경우가 많은데, 다음 두 가지를 같이 보시면 신고할 때 겪는 일을 조금 더 줄일 수 있습니다.
첫째, 과세유형입니다. 간이과세자 가운데 직전 연도 공급대가가 일정 금액에 미치지 못하는 사업자는 세금계산서를 발급할 수 없고 영수증만 발급합니다. 상대방이 계속사업자인데도 세금계산서를 받지 못하셨다면 이 경우일 가능성이 있습니다. 세금계산서를 요구하기 전에 확인해 두시면 서로 시간을 아낄 수 있습니다.
둘째, 폐업일입니다. 폐업 사실만 아는 것과 언제 폐업했는지 아는 것은 다릅니다. 거래 시점이 폐업일보다 앞선다면 그 시점에는 정상적인 거래였을 수 있습니다. 반대로 거래 시점이 폐업일보다 뒤라면 받아 둔 세금계산서를 다시 살펴보셔야 합니다. 판단이 갈리는 자리이므로 구체적인 처리는 담당 세무대리인과 상의하시는 편이 안전합니다.
거꾸로, 우리 회사를 확인해 주는 방법
지금까지는 상대방을 확인하는 이야기였습니다. 반대로 우리 쪽이 확인을 받아야 하는 상황도 있습니다. 처음 거래하는 곳에서 사업자등록증 사본을 요구하는 경우가 그렇습니다.
홈페이지나 쇼핑몰을 운영하고 계시다면 사업자 확인 배지를 붙여 두는 방법이 있습니다. 사업자등록번호를 눌렀을 때 그 번호의 정보가 나오도록 연결해 두는 것입니다. 인증서나 증명서를 대신하지는 못하지만, 처음 방문한 사람이 “실재하는 사업자인지”를 스스로 확인할 수 있게 해 줍니다.
정리하면
- 폐업한 거래처가 발급한 세금계산서는 매입세액 공제를 받지 못할 수 있습니다.
- 확인은 신고를 마친 뒤가 아니라 거래를 시작할 때와 신고 직전에 하십시오.
- 한두 곳은 홈택스에서, 수십 곳은 번호를 한꺼번에 넣어 표로 받으십시오.
- 거래처 목록을 시트로 관리하신다면 함수를 넣어 두고 필요할 때 새로 고치는 방식이 가장 손이 덜 갑니다.
신고 기간에 몰아서 하시면 확인해야 할 곳이 한꺼번에 쌓입니다. 거래를 트는 시점에 한 번 확인해 두는 습관을 들이시면, 정작 바쁜 시기에 손이 훨씬 가벼워집니다.
이 글은 일반적인 안내이며 개별 사안에 대한 세무 자문이 아닙니다. 구체적인 신고와 공제 여부는 담당 세무대리인 또는 관할 세무서에 확인하시기 바랍니다.